Muitas vezes as organizações deparam-se com dificuldades no seu dia a dia, mesmo utilizando ferramentas que possam ajudar a gerir essa rotina. Todos nós já tivemos a oportunidade de visitar alguma empresa em algum momento, em que parece que a empresa tem tudo controlado, mas que na prática os resultados não estão a ser efetivos.
Um dos modelos já muito utilizado em várias empresas é o ciclo PDCA (expressão em inglês que significa Plan/ Do/ Check/ Act), em que o objetivo é atuar/ criar ações de modo a que possamos melhorar alguma falha encontrada, no entanto por vezes não se consegue atingir o resultado esperado.
Para entendermos melhor a utilização do PDCA sugiro aprofundarmos o entendimento da situação atual através de uma outra ferramenta Lean muito utilizada hoje em dia, o modelo A3. Este modelo permite definir numa folha de tamanho A3, a descrição do problema a definir quais os passos que devemos realizar para uma eliminação do problema. Sendo assim deveremos sempre começar por analisar o nosso problema inicial de uma forma estruturada. O mais comum de acontecer é que a situação inicial é analisada tendo por base várias opiniões dadas numa sala de reunião. É aqui que começa a importância do Círculo de Observação.
O círculo de Observação, também conhecido como o “Círculo de Ohno” em consequência de quem o desenvolveu Tahichi Ohno (considerado por muitos o pai do Lean), permitia que se observasse um determinado processo aprendendo sobre como funcionava. O modo de funcionamento era tão simples como desenhar um círculo no chão e ficar a observar o processo específico durante horas. Após observar o processo durante várias horas eram feitas perguntas sobre o que se tinha aprendido e o que se poderia melhorar. A grande vantagem deste modelo é que quem ficasse dentro do círculo acabaria por ficar com uma primeira impressão sobre a realidade no chão de fábrica. Portanto nesta aprendizagem o que se pretende são 3 simples coisas: observar, aprender, melhorar. Assim sendo, nada melhor para caracterizar um problema do que ir ao terreno e perceber como realmente as coisas acontecem.
Ao capacitarmos as nossas equipas de como fazer corretamente uma observação estamos a potenciar melhores resultados para a nossa organização. Um melhor entendimento sobre o problema inicial vai fazer com que se definam ações mais ajustadas para a sua resolução. Partilhar com outras equipas como fomos capazes de resolver um determinado problema trará certamente um crescimento mútuo.
Conhecimento gera Conhecimento!
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Eduardo Calado
28/09/2020
